Minden olyan ügyvédi irodát érintő probléma, amelyek óradíjas elszámolással is dolgoznak az ügyfeleiknek.
Ebben a díjazási konstrukcióban elengedhetetlen, hogy minden, az ügyre fordított perc dokumentálva legyen, hogy kiszámlázhatóvá váljon az ügyfél számára. Sajnos ez a része az ügyvédi munkának a legkevésbé vonzó, az adminisztráció, amit még delegálni sem lehet, mivel csak az ügyvéd tudja, hogy pontosan mikor írt levelet vagy beszélt telefonon az ügyféllel. Mégis sokan elnagyoltan kezelik ezt a szükséges rosszat. Íme néhány szempont, amivel árnyalhatóbbá válik a kép.
- Legyen időnyilvántartó rendszer
Talán triviálisnak hangzik, de sok irodában még nincs ilyen. A belépő szint a sima Excel tábla, de ennél már sokkal kifinomultabb megoldások is léteznek. Ha egyszerű, ingyenes és online megoldást keresünk, akkor a Toggl-t ajánljuk – ügyfelekhez, ügyekhez tudunk rendelni időt, mobilon is működik és kimutatásokat is tudunk vele készíteni. Vannak ügyvédekre szabott időnyilvántartások is, amik már a számlázással vagy az ügyfélkezelő rendszerrel (CRM) is össze vannak kötve. Több irodában segítettünk már ilyen rendszer bevezetésében, keressenek, ha Önöknek is segíthetünk!
- Vezessük az időnyilvántartást. Minden nap.
Tegyük fel 20.000 forint az óradíjunk és naponta 5 órányi számlázható munkát végzünk.
Ha naponta csak 10 percet nem vezetünk fel az időnyilvántartásba, és nem számlázunk ki, akkor éves szinten közel 800.000 forinttal rövidítjük meg magunkat.
Ha úgy gondoljuk, hogy elég csak péntekenként vagy még ritkábban kitölteni az időnyilvántartást, akkor gondoljunk bele, hogy 1 héttel ezelőtt pontosan hány percet dolgoztunk egy üggyel. Ugye, hogy nem könnyű?Minél több idő telik el a bevitel és az aktuális munka közt, annál nagyobb lesz az eltérés a becsült munka és a valós idő közt.
- Mindent írjunk be, ami számlázható
Gyakori probléma, hogy csak a konkrét dokumentumszerkesztést, véleményezést írja be az ügyvéd az időnyilvántartásba, az emailezést vagy a telefonálást nem. Pedig ezekből is több órányi munka tud havonta összegyűlni, ami szintén számlázható lenne. Van már olyan ügyvédi irodai szoftver is, amelyik a telefonhívás végén felismeri az ügyfél telefonszámát, és rögtön be is tudjuk jelölni, hogy számlázható vagy nem számlázható beszélgetés volt, előbbi esetben azonnal konkrét ügyhöz is tudjuk rendelni a hívást.
- Vezessük a nem számlázható időt is
Üzleti ebéd, szakcikkek írása, konferencia részvétel, LinkedIn böngészés – mind az iroda érdekében történik, mégsem számlázható idő. Ettől még fontos tudni, hogy ki mennyi időt foglalkozik vele. Egy jogszabálykutatásra fordított idő is megspórolható, ha megfelelően delegálja a munkát.
Érdekli a többi jogi témájú cikk? Kövesse Facebook oldalunkat: